Reuniones efectivas y menos estresantes

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Las reuniones laborales se pueden deber a varias razones, como realizar nuevos proyectos, hacer tareas urgentes, o para realizar la planeación mensual del siguiente mes.

Es una realidad que muchas de las reuniones suelen tomar mucho tiempo laboral, esto se debe a que deben tomarse decisiones, planearse estrategias y acciones para alcanzar la próxima meta, sin embargo pareciera que son eternas porque toman más tiempo del previsto.

Preguntas para tener una reunión efectiva

  • ¿Es necesario realizar la reunión?

Antes de realizar una reunión para tratar un tema en específico debes considerar si es la forma más efectiva para hallar una solución o sí se puede resolver de otra manera, como un correo electrónico.

  • ¿Qué tipo de reunión se llevará a cabo?

Tener en claro cuál es el propósito de la reunión te ayudará a determinar los requisitos, participantes, objetivos y fases de una reunión.

  • ¿Cuáles son las condiciones de satisfacción de la reunión?

Dependiendo del tipo de reunión que realices debes establecer criterios para saber si la reunión fue un éxito, siempre es importante que al final se recuerden los puntos más importantes de la reunión.

Tener una agenda ayudará a seguir al pie de la letra la reunión para ser efectiva y menos estresante.

Pasos para organizar una reunión efectiva

  1. Establecer la fecha, hora y duración

Cuando se quiere juntar a varias personas se debe considerar el tiempo disponible que tiene cada una de ellas para poder realizar una reunión eficiente.

  1. Elegir y adecuar la sala de reuniones

De acuerdo al número de personas que deben asistir a la reunión se debe elegir una sala adecuada que cuente con todo lo necesario para satisfacer las necesidades de los asistentes.

  1. Enviar la convocatoria con tiempo

La invitación de la reunión se debe enviar con suficiente tiempo para que los asistentes puedan ajustar sus actividades, además se debe enviar información complementaria sobre el objetivo, lugar de la reunión y las indicaciones necesarias para que se preparen.

  1. Prepara la reunión antes

El día de la reunión deberás preparar la sala con tiempo, antes de la hora citada, para evitar que los asistentes esperen a que todo esté listo, y pierdan su tiempo.

Es recomendable contar con un moderador, para que pueda controlar los tiempos de la reunión, mantener el tema central y asegurarse de que participen todos los asistentes, inclusive esta persona puede ser la encargada de llevar un acta.

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